イベント制作の流れ | YCC県民文化ホール（山梨県立県民文化ホール）

会場予約から会場入りまでの流れ

1.会場を決める！

(1)会場予約・申し込み

イベント内容、舞台の広さ、会場の使い勝手、お客様の来場数など、催し物の全体像をイメージし、会場選びを行います。会場の候補が決まったら希望日の予約が可能か施設に確認し申し込みを行います。

MEMO

当ホールは、利用月の1 年前から予約を開始しますが、一部特例としてその前に予約が決定する催し物があります。ご希望の日に特例が入っていないか確認いただくと安心です。

受付の開始日について

利用受付は、利用される月の1 年前の同月の毎月1 日の午前9 時から1 階「県民ロビー」にて受付を開始します。ただし、その日が日曜日または国民の祝日に当たるときは翌日に行います。

（1月は4日を受付の初日とします）
（例　利用月　31年5月　受付日30年5月1日）
（例　利用月　32年1月　受付日31年1月4日）

(2)施設利用料の支払い

申し込みを受理しましたら「利用承認書」と「施設利用料の請求書」をお送りします。施設利用料は、原則前納となります。
納入期限までにお支払いください。

2.公演概要、収支計画を決める！

会場が決まったら公演の内容を決め「公演概要」、「収支計画」を決めます。

MEMO

公演概要

「公演名」、「公演時間（開場・開演・終演）」、「入場方法（チケット制、有料、無料、整理券の有無）」、「チケット販売日／販売方法」、「問い合わせ先」など

収支計画

[収入]
チケット収入、寄付金や補助金の有無、広告費（プログラム等に掲載）など

[支出]
出演者報酬料、会場使用料、衣装・道具・照明・音響などの舞台費用、広告宣伝費、印刷費、運営備品などの費用、お弁当などケータリング費用、稽古に関わる費用など

3.スタッフの選定、製作スケジュールを決める！

本番までの期間から逆算して「製作スケジュール」を立てます。
稽古のスケジュールは、出演者や演出家等と相談して決めます。
舞台進行係（舞台監督）、衣装や道具係、照明・音響など舞台スタッフを決め、製作スケジュールに組み込みます。
広報PR 計画、チケットの販売計画なども立てます。
練習スケジュールが決まったら練習会場の予約もお忘れなく。
公演当日の運営スタッフまで決まると安心です。

MEMO

舞台スタッフは、舞台図、設備表などが必要です。各種資料はホールにお問い合わせいただくか、資料ダウンロードページからもダウンロードできます。

4.広報ＰＲを開始！

広報PR は、チケット収入、来場者確保につながる公演成功の秘訣。チラシやポスターなどの印刷物の製作、広告媒体への出稿などを検討します。
近年は、Web やSNS によるPR も一般的です。
チケット収入を見込んだイベントの場合は、予定通り売れないと大変！しっかり検討しましょう。
チラシ・ポスターが完成したらいよいよ広報を開始します。
出演者やスタッフなど公演関係者、お知り合いにも相談し、より多くの方に公演を知っていただけるように広報をがんばります。
なお、当文化ホールの他、県内各文化施設や公民館などでも広報協力を受付てくれるところがあります。
定期的にチケットの販売枚数や来場見込み数を確認することは、とっても大事です。

MEMO

当ホールでは、開催場所に限らずチケットの委託販売を受付、販売中のチケットは、各種PRを行なっております。

5.本番まぢか！

稽古もすすみ公演の全体像が見えてきました。演目を整理し、公演のタイムスケジュールを決定します。
舞台進行係（舞台監督）や衣装・道具係・照明・音響など舞台スタッフと最終的な打ち合わせを行い準備にはいります。
また、会場入りから設営やリハーサル、本番終了までのスケジュールを決定します。
スケジュールは、様々なことを想定し綿密に組みます。時間が足りない、スタッフが足りないなど、問題が生じることも。
スケジュールを決めたらスタッフにしっかり周知することが成功の秘訣です。
当日券の対応、出演者用花束の対応、チケットもぎりなど当日の受付方法、担当も決めて準備します。
「楽屋割り」、「ケータリング手配」、「進行台本（影アナウンス原稿）」も準備しておくと当日、安心です。
主催者は、会場入りから目が回るほど大忙し。事前にできることは少しでも済ませておきましょう。