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ホールアテンダント

ホールアテンダント

「ステージイベント」と一言でいっても様々な準備が必要です。
舞台裏から見るステージは、別モノ。
大変なこともあるけど、また違った世界が広がります。

「こんどイベントをまとめる担当になったんだけど・・・どうすればいいの?」
「新商品PR でイベントをやりたいんだけれど・・・どうすればいいの?」
そんなことありませんか?

ステージイベントは、専門性が高く、わからないことが多いですよね。
でも失敗はできないし・・・(困)

そんなお声にお応えしたいと思い” よろず相談” 的な窓口『ホール・アテンダント』を設けました。

どのようなことでもかまいません。
皆様のイベントが大成功できるように、スタッフが全力でお手伝いします。
お気軽にご相談ください。

お問合せ

ホールアテンダント担当
TEL 055(228)9131
FAX 055(228)9137
MAIL info@yamanashi-kbh.jp

下記のボタンをクリックいただくと、各項目の詳細情報をご覧いただけます。

 

1.イベント制作の流れ

会場予約から会場イリまで 参考例

1会場を決める!

①会場予約・申し込み

イベント内容、舞台の広さ、会場の使い勝手、お客様の来場数など、催し物の全体像をイメージし、会場選びを行います。会場の候補が決まったら希望日の予約が可能か施設に確認し申し込みを行います。

MEMO

当ホールは、利用月の1 年前から予約を開始しますが、一部特例としてその前に予約が決定する催し物があります。ご希望の日に特例が入っていないか確認いただくと安心です。

受付の開始日について

利用受付は、利用される月の1 年前の同月の毎月1 日の午前9 時から1 階「県民ロビー」にて受付を開始します。ただし、その日が日曜日又は国民の祝日に当たるときは翌日に行います。

(1月は4日を受付の初日とします)
(例 利用月 31年5月 受付日30年5月1日)
(例 利用月 32年1月 受付日31年1月4日)

②施設利用料の支払い

申し込みを受理しましたら「利用承認書」と「施設利用料の請求書」をお送りします。施設利用料は、原則前納となります。納入期限までにお支払いください。

2公演概要、収支計画を決める!

会場が決まったら公演の内容を決め「公演概要」、「収支計画」を決めます。

MEMO
公演概要

「公演名」、「公演時間(開場・開演・終演)」、「入場方法(チケット制、有料、無料、整理 券の有無)」、「チケット販売日/販売方法」、「問い合わせ先」など

収支計画 [収入]

チケット収入、寄付金や補助金の有無、広告費(プログラム等に掲載)など

[支出]

出演者報酬料、会場使用料、衣装・道具・照明・音響などの舞台費用、広告宣伝費、印刷費、運営備品などの費用、お弁当などケータリング費用、稽古に関わる費用など

3スタッフの選定、製作スケジュールを決める!

本番までの期間から逆算して「製作スケジュール」を立てます。
稽古のスケジュールは、出演者や演出家等と相談して決めます。
舞台進行係(舞台監督)、衣装や道具係、照明・音響など舞台スタッフを決め、製作スケジュールに組み込みます。
広報PR 計画、チケットの販売計画なども立てます。

練習スケジュールが決まったら練習会場の予約もお忘れなく。
公演当日の運営スタッフまで決まると安心です。

MEMO

舞台スタッフは、舞台図、設備表などが必要です。各種資料はホールにお問い合わせいただくか、ホームページからもダウンロードできます。

4広報PRを開始!

広報PR は、チケット収入、来場者確保につながる公演成功の秘訣。チラシやポスターなどの印刷物の製作、広告媒体への出稿などを検討します。
近年は、Web やSNS によるPR も一般的です。
チケット収入を見込んだイベントの場合は、予定通り売れないと大変!しっかり検討しましょう。

チラシ・ポスターが完成したらいよいよ広報を開始します。
出演者やスタッフなど公演関係者、お知り合いにも相談し、より多くの方に公演を知っていただけるように広報を頑張ります。
なお、当文化ホールの他、県内各文化施設や公民館などでも広報協力を受け付けてくれるところがあります。

定期的にチケットの販売枚数や来場見込み数を確認することは、とっても大事です。

MEMO

当ホールでは、開催場所に限らずチケットの委託販売を受け付け、販売中のチケットは、各種PRを行なっております。

5本番まぢか!

稽古もすすみ公演の全体像が見えてきました。演目を整理し、公演のタイムスケジュールを決定します。
舞台進行係(舞台監督)や衣装・道具係・照明・音響など舞台スタッフと最終的な打ち合わせを行い準備にはいります。

また、会場入りから設営やリハーサル、本番終了までのスケジュールを決定します。
スケジュールは、様々なことを想定し綿密に組みます。時間が足りない、スタッフが足りないなど、問題が生じることも。
スケジュールを決めたらスタッフにしっかり周知することが成功の秘訣です。

当日券の対応、出演者用花束の対応、チケットもぎりなど当日の受付方法、担当も決めて準備します。
「楽屋割り」、「ケータリング手配」、「進行台本(影アナウンス原稿)」も準備しておくと当日、安心です。

主催者は、会場入りから目が回るほど大忙し。事前にできることは少しでも済ませておきましょう。

***必ず行なってください***

ホールとの最終打ち合わせ

本番前1ヶ月~10日前にホールとの最終打ち合わせをしてください。
ホール備品は何が必要か、開場/ 開演/ 公演時間はどのくらいかなどを確認します。

MEMO
お得な施設利用割引『だんダン割引Ⅱ』

公演まぢかのリハーサルにいかがですか?
当ホールでは、ご利用日の半年前、または2 ヶ月前をきると最大60%OFF になるお得な割引がございます。

『だんダン割引Ⅱ』の詳細情報はこちら

6いよいよ会場入り。まずは入館手続き!

会場入り初日、まずは利用受付を済ませてください。
事故防止のため、舞台管理スタッフの指示に必ず従ってください。

舞台

舞台進行係(舞台監督)を中心に舞台、照明、音響スタッフ、衣装や道具係などが会場設営を行います。

楽屋

楽屋スタッフは、楽屋準備、出演者のケータリング(お弁当や飲み物など)準備などを行います。

受付

受付のスタッフは、ホワイエを設営し、プログラムの準備、タイムスケジュールを全員で確認します。
入場を何列で行うかなどお客様の誘導方法、花束受付の方法、当日券の販売方法やおつりの準備なども行います。
お手洗いの場所なども確認をしておくと、お客様に聞かれたときにあわてないはず。

7設営が終わったらリハーサル!

舞台設営が済んだらリハーサルです。本番の舞台は、稽古会場より大きかったり、暗かったりします。立ち位置に問題がないか、出演者の動きは進行どおり間に合うか、本番前の最終チェックです。
舞台スタッフは、舞台転換の確認の他、演出内容や舞台上の動きをみながら本番に向けて細部を詰めていきます。

MEMO
  • ● テクニカルリハーサル…照明、音響、映像、舞台転換などの技術的な確認に
  • ● 場当たり…出演者の立ち位置確認に
  • ● 通しリハーサル…開演から終演まで全体の流れ練習、確認に
  • ● ゲネプロ…開演から終演まで、すべて本番どおりの流れで行う最後の確認に
  • ※リハーサルの呼び名は、団体によって異なることがあります

8開場!

リハーサルも終了し、舞台の準備が整ったことを確認したらいよいよ開場です。
お客様が客席に入ってきます。誘導係がいるととても親切です。
自由席の公演では、席取りのために早めにお客様が会場前に並ぶ傾向があります。
誘導スタッフは早めの時間からお客様の整理を行います。

9本番!

事故のないように、練習の成果を存分に発揮してください。

10片付け・退館手続き!

ホールは、現状復帰が原則です。
使用した備品は、元あった場所に必ず戻すようにしてください。
関係者が全て施設から退館した後、最終退館者が退館手続きを行ってください。

 

ホール独自のサービス

主催者様向け 無料サービス

①イベント情報のPR

公演情報を『県民文化ホール イベント・インフォメーション』(山梨日日新聞第3 土曜日掲載)、『イベント・ニュース』(毎月末発行)、チラシ設置・ポスター掲示、ホームページにて催し物のPR を行ないます。

②チケット情報のPR

委託販売を受けたチケットについては、『県民文化ホール イベント・インフォメーション』(山梨日日新聞第3 土曜日掲載)、『イベント・ニュース』(毎月末発行)、ホームページ等でチケットのPR を行ないます。

③掲示物用の備品

ホールには掲示用の備品がございます。

● ホール入口:縦長の自立サイン台(50cm×220cm)
● ホワイエ(ロビー):トンボ( 数十本)

④展示パネルの貸し出し

幅90cm× 高さ180cm の展示パネルがあります。ご利用の場合は、事前にスタッフにお申し付けください。

会場予約から会場イリまで 参考例

⑤LAN(Wi-Fi) 設備のご利用

大小ホールでは、無線LAN(Wi-Fi)設備を無料でご利用いただけます。(楽屋内は有線LAN)
会議室は、有線/ 無線共にLAN があります。
ご利用にはそれぞれパスワードが必要です。スタッフにお問い合わせください。

⑥タクシー連絡( 通話料無料)

「楽屋溜り」及び「ロビー」に県内タクシー会社に無料で直接連絡が取れる専用電話がございます。

⑦コインロッカー( 利用料無料)

「楽屋前」「練習室前」「リハーサル室前」及び「大ホールホワイエ」、「小ホールホワイエ」、「会議室前」に無料のコインロッカーがございます。

主催者様向け 有料サービス

①コピー、ファックスサービス

事務所にてコピー、ファックスのサービスを行っております。

● コピー(モノクロ):A4/A3 1枚 10円
● コピー(カラー):A4/A3 1枚 30円
● ファックス受信:1枚10円
● ファックス送信:1枚30円(税込)

②チケット委託販売/印刷サービス

催し物のチケットをホールがお預かりし、チケットセンターで委託販売いたします。(当ホール開催の催し物に限らずお受けいたします) お受けした催し物は、当ホールの各種告知ツールでPRいたします。
販売した分のチケット料金の5%を販売手数料として頂戴いたします。

公演チケットの印刷を承ります。1 枚20 円(税別)

①当ホールで行われる公演

指定席券・自由席券・整理券が対応可能です。

②当ホール他で行われる公演

自由席券・整理券が対応可能です。

詳しくは、スタッフまでお問い合わせください。

③チラシ・ポスター/サイン看板の製作

公演チラシやポスター、舞台看板や誘導看板など各種製作を承ります。

④装花/司会者手配
式典を華やかにする装花や講師などへの花束、また司会者を手配いたします。
⑤お弁当(ケータリング)、打ち上げパーティ
スタッフ弁当、打ち上げパーティなどの手配いたします。ホットミール(温かいお食事)も対応します。
⑥駐車場料金の一括精算

ご利用分の駐車場料金を一括して主催者様に請求することが可能です。
ご希望の際は、事前にスタッフにお申し付けください。

⑦運営・照明・音響委託

会場設営や舞台進行係、照明音響などの業務を承ります。

⑧記録映像(音声)撮影写真撮影サービス

大切な公演の記録にいかがですか?
DVD、ブルーレイともに対応可能です。
詳しくはスタッフまでお問い合わせください。

「舞台撮影サービス」の詳細情報はこちら

⑨誘導スタッフ/アルバイト手配

お客様誘導スタッフ、受付スタッフ、搬入搬出のアルバイトを手配いたします。

⑩ステージモニターTV貸出し

ステージ上の様子をホワイエに写すカメラ及びテレビモニターをご用意します。

来場者向け 無料サービス

駐車場の混雑状況案内

公演日は、駐車場が満車になることが考えられます。ホールに到着する前にあらかじめ駐車場の混雑状況を知り、時間のムダがない駐車にお役立てください。

▼駐車場の混雑状況案内ページから現在の混雑状況をご確認いただけます。HP画面イメージ

お手元のスマホやパソコンで確認できます。

QRコード スマホ用QRコード 携帯用
コインロッカー(利用料無料)

「大ホールホワイエ」、「小ホールホワイエ」、「会議室前」に無料のコインロッカーがございます。

公衆電話

「ロビー」、「駐車場入口」に公衆電話がございます。

タクシー連絡(通話料無料)

「ロビー」に無料で県内タクシー会社に直接連絡が取れる専用電話がございます。